C’est une jeune entreprise qui apporte de la valeur à ses clients, avec un produit ou un service innovant, industrialisable et reproductible plus rapidement qu’une entreprise classique.

Elle peut également proposer une innovation de modèle économique qui l’amène à commercialiser son offre de façon originale. L’enjeu de cette innovation est de simplifier la mise en place des solutions, quitte à sortir des sentiers battus de la commande publique, ou à introduire de nouveaux modèles de partenariats et de rémunération.

Son degré de maturité peut fortement varier…

• selon qu’elle dispose d’un prototype tout juste testé ou d’un produit ou d’un service déjà déployé chez plusieurs clients (maturité de l’offre) ;
• selon qu’elle dispose d’une visibilité financière supérieure à 18 mois (ce qui requiert d’être rentable, ou de bénéficier d’un investissement) ou non (maturité financière) ;
• selon sa taille et sa capacité à allouer des ressources dédiées sur les réponses aux appels d’offres, les phases de concertation et de suivi du projet (maturité organisationnelle).

Tâchez d’emblée de bien identifier ces trois critères, qui vous permettront de présélectionner les acteurs pertinents capables de répondre à vos besoins, mais aussi de calibrer vos demandes et vos parcours en conséquence, si vous identifiez par exemple une solution particulièrement pertinente, mais portée par une startup encore peu développée.

Une startup qui développe une solution cherche à adapter celle-ci aux demandes qu’elle rencontre. Ce travail d’adaptation l’amène à être à l’écoute et à se montrer agile pour faire évoluer sa solution, contrairement à une entreprise disposant déjà d’offres sur l’étagère, avec des attributs et un modèle économique souvent moins flexibles. En général, le degré d’agilité de la start-up est inversement proportionnel à sa taille.

Les startups disposent souvent de différentes expertises, qui leur permettent d’adopter une approche transdisciplinaire, et ainsi de mieux saisir les problématiques des villes dans leur dimension systémique.

Enfin, les startups introduisent souvent des innovations en termes de méthodologie, parce qu’elles ont compris que la ville – pour se transformer efficacement – devait le faire de façon progressive et concertée. Leur approche itérative, qui vise à trouver l’adéquation entre la solution et le besoin petit à petit, permet une conduite du changement en douceur et maximise ses chances de succès. Cela implique de voir le projet non pas comme un travail avec un point de départ et un point d’arrivée, mais une succession de points d’étape, avec de multiples ajustements.

• Les startups ont plusieurs attributs :
• Elles contribuent à faire entrer l’innovation dans les territoires ;
• Elles participent à la transition écologique sur les territoires et plus largement à leur durabilité (elles créent les nouvelles mobilités, permettent de tendre vers la ville zéro-carbone, favorisent le développement de l’économie circulaire, promeuvent les approches inclusives, etc.) ;
• Elles transforment l’action publique et l’exercice de la démocratie, au sens où elles basent souvent leurs travaux sur le besoin utilisateur (le citoyen), en complément du besoin client (la collectivités) ;
• Les startups créent de l’emploi : en 2019 en France, 94% des salariés en startups étaient employés en CDI et le gouvernement estime que les startups ont créé plus de 25 000 emploi direct en 2020.

Des équipes réduites

Les startups ne vont parfois pas disposer de ressources préposées aux réponses aux appels à projet. Si cette tâche revient au responsable commercial, ce dernier préférera cibler des potentiels clients susceptibles de répondre rapidement, avec un parcours d’achat qu’il pourra maîtriser de bout en bout (sans les aléas d’appels d’offres dans lesquels il n’aura pas eu l’occasion d’échanger avec un interlocuteur et a fortiori le décideur).

Un rapport au temps spécifique

Quel que soit leur niveau de maturité, les startups sont concentrées sur le court et le moyen terme : d’un côté leur trésorerie leur donne une visibilité excédant rarement 12 à 18 mois, de l’autre elles doivent rapidement signer des contrats pour faire croître leurs revenus. Elles ont le double objectif d’avoir un impact maximal, le plus vite possible. Cet objectif est rarement compatible avec des collectivités où le cycle de décision est complexe et les responsabilités partagées. Cela rend d’autant plus nécessaire la mise en place d’une méthode de collaboration claire et d’un schéma de décision simplifié dès le début, pour réduire les frustrations de part et d’autre.

Une trésorerie parfois tendue

Selon que la startup a levé de l’argent auprès d’investisseurs ou non, elle peut avoir des besoins de trésorerie réguliers. Par conséquent, elle n’est pas en mesure d’avancer des fonds comme le font parfois de grandes entreprises, et elle est amenée à demander parfois des acomptes ou à procéder à de l’affacturage. Elle est très sensible par ailleurs aux délais de paiement, qui ne doivent pas excéder la durée légale.

Un focus sur la collectivité cliente, mais aussi et surtout l’utilisateur final

La startup vise à proposer des solutions optimales et pertinentes. Cette pertinence est fonction de l’adéquation de la solution au besoin exprimé par l’utilisateur final, et pas nécessairement par le donneur d’ordres au sein de la commune. La collectivité doit donc avoir en tête que cette démarche centrée sur l’utilisateur aboutira à des propositions qui ne vont pas toujours dans son sens. D’un autre côté, cette approche intègre une maîtrise d’usage qu’elle peut valoriser auprès des usagers.

Une agilité importante, mais toute relative

Une startup sait faire évoluer son offre pour répondre au plus près au besoin de ses clients. Cela lui permet de créer des produits ou des services en adéquation avec la demande. Cette adaptation fait partie de son travail et lui permet d’être agile.
Toutefois, dès lors que son produit ou son offre sont bien définis, elle doit dire non à certaines demandes trop spécifiques, faute de quoi son offre ne pourra pas être industrialisable.

• GreenTech : Écosystème rassemblant les acteurs qui construisent les technologies de demain pour façonner une nouvelle manière de consommer et de vivre en plaçant l’écologie au cœur de leurs préoccupations
• Proptech : Groupement de startups visant à accélérer la transformation du secteur en proposant des solutions opérationnelles répondant à 3 principaux défis (des chantiers plus durables, des espaces plus confortables et mieux valorisés, des surfaces mieux occupées)
• Incubateur / Accélérateur : Un incubateur a pour vocation d’aider les porteurs de projets dans leurs premiers pas. Il propose généralement aux startups un lieu où travailler et des programmes d’accompagnement (formations, outils, mentorat, mise en réseau…).
  Un accélérateur accompagne des startups à un stade plus avancé, avec une bonne connaissance de leur marché, et un produit commercialisé ou prêt à l’être à court terme et à grande échelle. Il les aide à construire un modèle économique sain et viable. Les programmes d’accélération sont souvent rattachés à un fonds en capital de risque et elles préparent les startups à lever une première ronde de financement.
• Proposition de valeur : Promesse de la valeur délivrée aux utilisateurs, en répondant au besoin identifié auprès d’une cible, grâce à des fonctionnalités précises. C’est la raison principale pour laquelle les clients vont acheter un produit ou service.
• Business model : Représentation synthétique décrivant les principaux aspects d’une entreprise pour créer de la valeur, en termes de finalités (but, offres, stratégie) mais aussi de ressources et moyens déployés (organisation, canaux de communication et de distribution, processus…).
• Design Thinking : Processus de conception d’un prototype centré sur l’humain et reposant sur 5 étapes : comprendre le client, définir le problème, trouver la solution, prototyper, et tester la solution
• 1. POC (Proof of concept ou Preuve de concept), 2. Prototype et 3. MVP (Minimum Viable Product ou Produit Minimum Viable) : 1. Démonstration de la faisabilité du concept (notamment d’un point de vue technique et business) avant un déploiement plus large 2. Version préliminaire du produit se concentrant sur l’expérience utilisateur 3. Produit présentant les fonctionnalités essentielles prévues pour la lancement, de manière à le tester rapidement
• Scalable : Se dit d’une startup dont le produit peut fonctionner (quasiment) de la même manière avec 100 ou 10 000 clients, en s’adaptant au changement d’échelle, et sans mettre en péril sa stabilité financière. Pour cela elle doit avoir un faible coût d’acquisition de nouveaux clients et peu de charges variables
• Levée de fonds : Technique de financement consistant à faire entrer des investisseurs (business angels, fonds de Venture Capital…) dans le capital social d’une société. Les termes Seed, Series A, Series B… désignent les tours de table organisés aux différentes étapes de vie d’une startup
• Scale-up : Startup ayant réussi à croître et à changer d’échelle, grâce à une stratégie d’accélération de la croissance, en particulier à l’étranger

La Mission French Tech, mission gouvernementale chargée du développement, du soutien et du rayonnement des startups françaises, est le “bras armé du gouvernement pour les startups”. Elle s’occupe de créer des programmes nationaux qui allient les besoins de ses entreprises et les grandes orientations de l’écosystème d’innovation français (Next40/FT120 pour les startups en hyper-croissance et les accompagner en créant l’antichambre du CAC40 et du SBF120, Tremplin pour l’égalité des chances dans la création d’entreprise, Central pour la mobilisation des services publics en accompagnement, Green 20 pour les greentech…). Elle coordonne aussi l’ensemble du réseau French Tech (capitales et communautés).

• Les capitales (13) représentent les régions les plus développées en matière de startups, et les écosystèmes locaux ainsi que leurs spécificités. Elles déploient les programmes nationaux de la French Tech et professionnalisent l’accompagnement et la mise en réseau des startups dans leur communauté. Elles font remonter les besoins des écosystèmes au national. C’est l’”équipe de France de la French Tech”.
• Les communautés (130+) : Implantées dans plus de 100 villes à travers le monde, les communautés French Tech sont les centres névralgiques du réseau. Tous les jours, elles donnent l’impulsion à leur écosystème local, elles s’engagent et augmentent la mobilité des startups françaises en les accueillant dans leur ville. Elles constituent un regroupement de startups, investisseurs, employés et autres parties prenantes par zone géographique. À titre d’exemple, la French Tech Grand Paris collabore très étroitement avec la French Tech Paris Saclay.

L’objectif, en adaptant votre discours et surtout vos pratiques aux startups, est de vous donner accès à des compétences et des services que vous ne trouverez pas dans les grands groupes, grâce aux innovations qu’elles développent.
L’enjeu de ces conseils est d’assouplir les conditions de collaboration entre elles et vous.

Les choses à faire…

Statuer sur l’opportunité d’un appel d’offre :

• Rencontrez des startups afin de mieux cerner votre champ des possibles, de mieux formuler votre besoin et de leur faire part de votre publication de l’appel d’offres (le cas échéant).
• Optez quand c’est possible pour un recours simplifié aux contrats d’expérimentation et d’essai, plus simples et rapides à mettre en place.
• Si vous optez pour une expérimentation, veillez à bien définir les objectifs, facteurs clés de succès et indicateurs clés à l’une desquels le projet sera jugé. Cela permet de passer à l’étape suivante (l’industrialisation) et à défaut de faire ressortir les points d’amélioration. L’objectif est d’adopter avec la startup une démarche itérative, qui autorise les erreurs, pour mieux garantir un succès sur le long terme.

Lors du lancement d’un appel d’offre :

• Limitez les exigences concernant les informations demandées (quitte à le faire dans un second temps, auprès des entreprises pré-sélectionnées) et favorisez le recours aux marchés publics simplifiés.
• Laissez place à un maximum de flexibilité dans l’appel d’offres : rendre possibles les variantes, mentionner une phase de négociation optionnelle (prix, quantité, délai, garanties..)…
• Tâchez durant les concertations des appels d’offres de ne pas excéder une durée de 2 mois, pour ménager les ressources de ces startups et annoncez d’emblée le calendrier pour lui permettre d’allouer les ressources suffisantes.

et ne pas faire…

• N’exigez pas de condition de preuve de fonctionnement dans les appels d’offres, pour des projets qui ne requièrent pas l’industrialisation de solutions.
• Ne demandez des mémoires techniques que lorsque c’est réellement nécessaire, pour permettre aux startups de répondre plus facilement.